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Wie optimiere ich meine Dienstpläne?
Entwicklung und Einführung
Im Kapitel 3 des Praxishandbuches erfahren Sie etwas
über "Dienstplanoptimierung". Hier sind einzelne Schritte
beschrieben wie Sie als Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberin gemeinsam mit
Ihren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Arbeitsaufkommen und den
Personaleinsatz besser aufei-nander abstimmen bzw. planbarer machen
können.
Um Ihnen einen Einblick in das Vorgehen zu verschaffen - ist hier im
folgenden Textabschnitt der 1.Schritt einer Dienstplanoptimierung beschrieben.
Eine planvolle Entwicklung und Einführung neuer
Dienstpläne bringt dem einzelnen Betrieb maßgeschneiderte
und optimale Lösungen. Dies gelingt besonders gut, wenn auch die
Mitarbeiter eingebunden werden.
Welche Schritte sind nun bei der Dienstplangestaltung zu beachten?
Im Folgenden wird dargestellt, wie Sie durch ein stufenweises Vorgehen
die Dienstpläne für Ihren Betrieb optimieren können.
Prüfung der bestehenden
Situation (Ist-Analyse)
In einem ersten Schritt ist es wichtig, herauszufinden,
welche Dinge in Ihrem Betrieb geändert werden sollten. Dabei können
Sie zunächst überlegen, was bei Ihnen eigentlich alles gut
läuft. Vielleicht zeichnet sich Ihr Betrieb gerade dadurch aus,
dass sich Ihre Mitarbeiter be-sonders kollegial untereinander verhalten
oder aber die Urlaubsvertretung völlig problemlos abläuft.
Es ist wichtig, nicht nur die Schwachstellen Ihres Unternehmens herauszusuchen,
sondern auch die positiven Aspekte herauszustellen. Anderenfalls kann
es passieren, dass bei vorschnellen Änderungen gerade diese besonderen
Stärken Ihres Betriebs verloren gehen! Außerdem ist es sehr
demotivierend für Ihre Beschäftigten, wenn einzig und allein
die Schwächen des betrieblichen Ablaufs im Vordergrund stehen.
Bei der Überlegung, was in Ihrem Betrieb besonders im Hinblick
auf die Arbeitszeiten verändert werden kann, ist es sinnvoll, Ihre
Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen so viel wie möglich
einzubinden. Ihre Mitarbeiter verfügen über ein großes
Know-how, gerade wenn es darum geht, Schwachstellen zu erkennen und
zu beseitigen. Denn sie sind es, die mit den täglichen Schwierigkeiten
im organisatorischen Ablauf zu tun haben. Vor allem dadurch, dass die
Beschäftigten aus unterschiedlichen Bereichen wie z.B. der Küche,
dem Servicebereich usw. befragt werden, können organisatorische
Schwachstellen viel schneller erkannt und beseitigt werden. Prüfen
Sie die derzeitige Situation hinsichtlich der positiven und negativen
Aspekte, so führen Sie eine "Ist-Analyse" durch. Im Folgenden
finden Sie einige Hinweise, wie bei Ihnen eine Ist-Analyse aussehen
kann:
a) Überprüfung von Arbeitsanfall und Personaleinsatz
Zunächst werden solche Daten gesammelt, die einen Überblick
über den Arbeitsanfall ermöglichen. Hilfreiche Informationen
bieten beispielsweise:
- Umsatzzahlen
- Anzahl der Gäste
Eine Graphik aus der Beratungspraxis veranschaulicht dies (Abb. 16):
Über einen Tagesverlauf wurde in einem Gastronomiebetrieb das Gästeaufkommen
(blaue Linie) mit der Personalbesetzung verglichen. So wurden Probleme
bei der derzeitigen Personalbesetzung deutlich. Man kann feststellen,
dass am Vormittag ein Überhang an Personal vorhanden war, während
die Personalbesetzung in den Abendstunden eher zu knapp bemessen war.
In diesem Fall kam es also besonders zwischen 21:00 und 23:00 Uhr zu
Engpässen und regelmäßigen Überstunden. Deshalb
wurden in diesem Betrieb die Arbeitszeiten der Mitarbeiter neu überdacht.
Zukünftig soll auf Teildienste teilweise verzichtet und stattdessen
mehr versetzte Dienste eingeplant werden. Die Mitarbeiter nehmen somit
ihre Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt auf und bleiben dafür
abends etwas länger. Durch diese Einsatzweise kann die Unterbesetzung
in den Abendstunden vermieden werden.
Allerdings handelt es sich hier um ein ausgewähltes Beispiel, jeder
Betrieb hat seine eigenen Besonderheiten: Die Arbeitszeiten sind deshalb
spezifisch auf den jeweiligen Betrieb zuzuschneiden. So müssen
nicht nur das Gästeaufkommen und der erzielte Umsatz zu bestimmten
Uhrzeiten berücksichtigt werden, sondern auch die Zeiten für
die Vorbereitung (Eindecken, Gemüse schneiden etc.) und die Nachbereitung
(Spülen, Aufräumen, Reinigen) müssen eingeplant werden.
b) Ablauforganisation
Ihre Mitarbeiter sind Ihre beste Informationsquelle. Von ihnen können
Sie erfahren, ob die Reihenfolge von Tätigkeiten bei der täglichen
Arbeit sinnvoll ist oder zu Problemen wie etwa Wartezeiten führt.
Notieren Sie alle Anmerkungen schriftlich, die Ihren Mitarbeitern zu
diesem Thema einfallen. Auch auf den ersten Blick unbedeutend erscheinende
Hindernisse können langfristig den betroffenen Beschäftigten
in seiner täglichen Arbeit stark beeinträchtigen. Eventuell
kann es bei der Überprüfung der Ablauforganisation hilfreich
sein, einen von außen kommenden Berater hinzu zu ziehen, der zu
diesem Thema Workshops, Befragungen oder Interviews durchführt.
Eine regelmäßige Überprüfung der Ablauforganisation
sichert nicht nur die Qualität, sondern verbessert auch die Gegebenheiten
des betrieblichen Arbeitsalltags.
c) Schnittstellen
In einem Betrieb müssen sich unterschiedliche Bereiche (wie z.B.
Küche und Service) und Personengruppen untereinander abstimmen.
Dabei kommt es leicht zu Missverständnissen und Abspracheproblemen.
Diese Probleme sind in der Ablaufanalyse herauszufinden und sollten
besonders beachtet werden, weil sich unterschiedliche Betriebsteile
zuarbeiten, ohne dass die eine Gruppe genau darüber Bescheid weiß,
was die
andere Gruppe für Tätigkeiten zu erledigen hat. Auch in diesem
Fall ist es sinnvoll, die genannten Schwierigkeiten schriftlich zu sammeln.
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